Kenali 6 Jenis Tata Ruang Rapat Yang Cocok Bagi Perusahaan Anda

Setiap rapat, meeting, atau pertemuannya pastinya selalu membahas agenda yang berbeda-beda, dan dengan kapasitas anggota rapat yang berbeda-beda jumlahnya, sehingga perlu dilakukan penataan ruang agar semua anggota rapat dapat menangkap segala yang disampaikan secara efektif, apalagi bagi peserta rapat yang jumlahnya bisa mencapai puluhan.

Untuk itu, bagi Anda yang hendak mengadakan rapat hendaknya Anda harus mengetahui terlebih dahulu tata ruang rapat mana yang cocok untuk rapat anda kali ini. Dan berikut, Serviced Office Jakarta Selatan, Servio akan merangkum 6 jenis atau model penataan ruang rapat yang sesuai dengan jumlah anggota rapat, berikut ulasannya.

Model Teater

Jenis Theatre

Sesuai namanya, Theatre, ruang rapat jenis ini disulap layaknya penataan gaya sebuah ruangan teater dengan menepatkan kursi-kursi secara sejajar tanpa meja dan menghadap ke satu arah atau titik yang sama. Untuk pola tata letak biasanya bisa dibuat dengan cara membentuk garis lurus, melingkar, setengah lingkaran, atau bahkan miring.

Jenis tata ruang rapat seperti ini sangat efektif digunaka bagi peserta rapat dengan jumlah yang banyak, pertemuan skala besar, ataupun layaknya seminar. Penataan ruang rapat seperti ini juga cukup efektif bila tidak ada dilakukan kegiatan menulis. Kekurangan dari penataan ruang seperti ini adalah, hanya ada komunikasi antara pemimpin rapat dan peserta, tanpa bisa dilakukan komunikasi antar peserta rapat lainnya.

Model letter U

Jenis Letter U

Sementara itu, untuk sebuah rapat yang membutuhkan kegiatan presentasi, sangat disarankan untuk melakukan penataan ruang rapat dengan pola letter ‘U’ atau huruf ‘U’. Anda bisa membentuk pola gabungan meja dan kursi menjadi sebuah bentuk huruf U dengan menempatkan kursi di bagian luar huruf.

Biasanya, model tata ruang rapat seperti ini digunakan untuk pertemuan atau rapat seperti direksi atau komite, dengan menambahkan beberapa elemen seperti proyektor, speaker, pointer, dan lain-lain. Dengan pola ruangan seperti ini akan memberikan interaksi yang cukup antara seluruh anggota rapat yang ada.

Kekurangan dari pola tata ruang rapat seperti ini adalah, jumlah peserta yang terbatas, sehingga tidak efektif bila digunakan untuk jumlah peserta yang mencapai puluhan orang.

Model Kelas

Jenis Kelas

Layaknya sebuah ruangan didalam kelas, suasana rapat akan terasa lebih santai dengan menempatkan papan tulis sebagai elemen untuk presentasi. Pola jenis ini disarankan bagi pertemuan atau rapat yang membutuhkan referensi tambahan untuk materi pembahasannya dengan waktu yang dirasa cukup lama.  Ini juga didukung dengan meja yang ada didepan para peserta, agar mereka lebih nyaman untuk mencatat ataupun membuka laptop atau bahkan makanan ringan.

Kekurangan dari pola jenis ini tak jauh berbeda dengan jenis teater, dimana peserta hanya bisa berfokus pada satu titik antara pemimpin rapat dan peserta.

Model Konfrensi

Jenis Konferensi

Pola Penataan jenis ini dilakukan dengan meletakkan meja persegi panjang sebagai titik sentral, yang kemudian dikelilingi oleh kursi peserta rapat. Jenis penataan ruang rapat seperti ini juga biasa digunakan untuk rapat rapat berskala direksi dan komite yang mengharuskan pembahasan yang cukup mendalam. Dengan begitu, semua peserta yang rapat dapat saling berkomunikasi, dan saling bertukar pikiran dalam memberikan pendapat.

Sayangnya, jenis ini tata ruang seperti ini tidak cocok dilakukan bagi sebuah rapat yang membutuhkan presentasi didalamnya, semakin besar ukuran meja yang akan digunakan, maka semakin sulit untuk berkomunikasi sesama anggota rapat.

Model berongga

Jenis Berongga

Salah satu ciri khas dari tipe penataan ruang jenis ini adalah adanya sebuah space kosong ditengah-tengah meja yang dijadikan untuk rapat. Bentuk dari meja itu sendiri bisa berbentuk persegi, persegi panjang, lingkaran, ataupun octagonal. Pola penataan ruang seperti ini sangat dianjurkan bagi rapat yang mengharuskan adanya partisipasi antar kelompok peserta, yang nantinya akan ada perwakilan dari masing-masing kelompok untuk memberikan presentasi secara bergantian.

Model Melingkar

Jenis Melingkar

Dan bagi yang ingin mengadakan rapat dengan suasana yang santai dan tidak terlalu formal, sebaiknya menggunakan pola penataan ruang rapat dengan meja kantor berbentuk lingkaran yang dinamis dan santai. Biasanya, dengan menggunakan meja berbentuk bundar atau lingkaran tersebut, diatasnya akan terdapat berbagai macam bahan meeting, dan juga makanan ringan agar suasana meeting tidak terasa terlalu kaku.

Pola penataan ruang rapat seperti ini sangat dianjurkan bagi pertemuan atau meeting dengan skala kecil yang mampu menghasilkan interaksi dan keterlibatan yang saling mendukung antara seluruh anggota rapat.

Untuk mendapatkan space dan penataan ruang meeting dan penataan ruang rapat yang tepat bagi kebutuhan kantor anda segera hubungi Virtual Office dan Serviced Office Jakarta Selatan, Servio.co.id. Dengan Servio, Mulai sekarang meeting dan rapat bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja.