Ubah Kebiasaan Lama, Inilah 6 Cara Jadikan Meeting Dan Rapat Lebih Fun

Fun Meeting

Mungkin sebagian besar dari Anda pernah menghadiri dan merasakan suasana rapat yang begitu tegang dan membosankan, bahkan justru membuat anda merasakan rasa kantuk yang berat. Seharusnya rapat atau meeting seperti ini harus dihindari, sehingga akan terdapat sebuah interaksi dan keterlibatan yang lebih baik dari setiap anggota rapat, serta apa yang disampaikan dapat diserap secara efektif oleh setiap anggota rapat.

Untuk itu, kali ini Servio sebagai penyedia jasa Virtual office dan serviced office Jakarta Selatan, akan membagikan beberapa tips agar Meeting dan rapat menjadi lebih menyenangkan dimulai dari 5 menit pertama dan terakhir, lantas bagaimanakah caranya? Berikut ulasannya.

  1. Menciptakan suasana yang enerjik sejak awal rapat

Sudah selayaknya seorang pemimpin rapat mampu untuk menggiring anggota tim lainnya agar mampu menciptakan keterlibatan yang baik dalam sebuah rapat. Untuk itu, agar tidak terlalu tegang hendaknya seorang pemimpin rapat menunjukkan sikap yang bersemangat, terhitung sejak anggota memasuki ruang meeting atau ruang rapat. Bila seorang pemimpin rapat telah memberikan contoh seperti ini, otomatis akan menularkan energi dan mood positif tersebut ke seluruh anggota lainnya.

Sebaliknya, jika dari awal seorang pemimpin menciptakan sebuah kesan yang kaku, murung, dan tidak bersemangat, maka hingga akhir dapat dipastikan bahwa rapat akan berjalan dengan tegamg, dan membosankan. Jadi bila Anda seorang pemimpin rapat, sudah seharusnya anda mengikuti tips ini.

  1. Pastikan Pemimpin rapat selalu berinteraksi dengan setiap anggota rapat di ruangan

Kesalahan fatal yang sering dilakukan pada saat akan memulai rapat adalah, pembacaan agenda rapat. Dimana pada saat ini, semuanya menunduk untuk membaca agenda, dan tidak terjadi eye contact (kontak mata) dan tidak terjadi sebuah interaksi sejak awal rapat dimulai.

Secara harfiah, maksud dan tujuan dari rapat atau meeting adalah pertemuan tatap muka. Jadi , bila Anda seorang moderator, jangan jadikan pembacaan agenda sebagai bentuk dari pembuka rapat, dan selalu usahakan untuk membangun serta menciptakan interaksi sejak dimulainya rapat. Sebagai saran, Anda bisa menyampaikan visi dan misi ataupun tujuan yang akan dicapai dari rapat tersebut.

  1. Selalu Ingatkan setiap anggota rapat mengenai pencapaian yang lebih besar

Kebiasaan buruk anggota rapat adalah menghitung setiap menit yang dilalui saat rapat, sehingga dirinya telah melupakan apa yang menjadi tujuan mendasar dari rapat tersebut. Ini juga menjadi tugas seorang pemimpin rapat untuk mengingatkan pada tiap anggota agar selalu bekerja demi mencapai sesuatu yang lebih besar lagi. Apa hasil yang didapat bila seorang pemimpin menyampaikan hal tersebut? maka tiap anggota rapat akan dapat lebih mudah memberikan keterlibatan yang lebih baik dalam memahami tujuan meeting atau rapat tersebut.

  1. Memberikan apa saja yang menjadi langkah dan tindakan

Kesadaran diri dari tiap anggota rapat memang begitu penting. Hendaknya, sebelum melakukan rapat atau pertemuan yang selanjutnya, setiap Individu harus mengetahui langkah-langkah serta tanggung jawab apa saja yang harus dikerjakan berdasarkan hasil meeting sebelumnya.

Ini akan sangat membantu dalam menyamakan sebuah persepsi dari tiap anggota rapat yang ada. Setelahnya seorang pemimpin rapat akan dapat melihat dan mengamati apakah tiap anggota rapat telah memahami apa saja yang menjadi tanggung jawab mereka melalui lisan ataupun bahasa tubuh mereka.

  1. Selalu apresiasi setiap keberhasilan

Selalu budayakan sikap apresiasi, pengakuan, serta penghargaan pada setiap pencapaian yang dilakukan oleh tim ataupun individu. Dengan cara seperti ini, maka akan membawa sikap positif dan semangat baru untuk tiap meeting ataupun pertemuan berikutnya. Selalu budayakan ucapan selamat bila mencapai segala sesuatu, ataupun ucapkan terima kasih atas segala pencapaian dari tiap individu

  1. Tutup Rapat dengan kuat dan mantap

Pembukaan dan penutup menjadi hal yang sangat penting dalam setiap rapat, Anda harus membuka secara mantap, begitupun ketika menutup sebuah rapat tersebut. Seorang pemimpin rapat harus memberikan kata penutup, serta beberapa kalimat untuk memperkuat semangat akan tujuan beserta dengan kesimpulan yang akan dilakukan.

Jadi, berdasarkan beberapa informasi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sekarang ini sebuah rapat, meeting, ataupun pertemuan menjadi hal yang sangat penting dalam kemajuan sebuah perusahaan. Dengan cara seperti ini tim dapat melakukan komunikasi serta koordinasi yang lebih baik lagi.

Servio, sebuah Virtual Office dan Serviced office TB Simatupang, Jakarta menyediakan tempat khusus bagi anda yang membutuhkan sebuah ruangan, space, ataupun tempat untuk mengadakan pertemuan baik secara formal ataupun non formal untuk kebutuhan kantor Anda.